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M'avez-vous entendu dire que «nous serons enterrés vivants dans la paperasse en tant qu'administrateurs de la prévention de la violence et de la protection du secteur vulnérable»? Aujourd'hui, je vais répondre à certaines de vos questions les plus pressantes sur la documentation et la documentation électroniquePourquoi devriez-vous conserver la documentation en permanence?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous devrions gérer en toute sécurité notre documentation.
Statut de prescription - dans toutes les provinces et territoires du Canada et dans de nombreux États, il n'y a pas de délai de prescription pour la maltraitance des enfants;
Un moyen de faire preuve de diligence raisonnable;
Un moyen de viser l'excellence, l'intégrité et la responsabilité de votre leadership et du conseil;
Pour documenter l'histoire au sein de l'organisation;
À des fins d'assurance;
Démontrer votre devoir de diligence envers vos participants, votre personnel et vos bénévoles;
La documentation protège les bénévoles, le personnel et votre organisation en cas de fausse allégation; et
elle protège le secteur vulnérable.Quelle documentation devons-nous conserver?
Pour démontrer notre diligence raisonnable et notre devoir de diligence, nous devons garder:
Au nom des membres du personnel et des bénévoles:
Documents du processus de sélection (y compris: formulaires de demande, notes d'entrevue, vérifications des références, vérifications des dossiers d'antécédents judiciaires)
Copie du permis de conduire, des résumés de conducteur et des preuves d’assurance de conduire
Accords de confidentialité
Convention de soins
Évaluation des performances
Descriptions des tâches
Certificats annuels de la formation initiale et d'appoint
Notes sur l'état du dossier (c.-à-d. Inactif, congé de maternité, etc.)Au nom des enfants et des jeunes:
Formulaires d'inscription
Registres de présence / Check-in et check-out
Renonciations / Lettres de consentement
Rapports d'incident / formulaires de cas présumé de violence (signalement)
Dossiers de médicamentsAu nom de l'organisation:
Conditions d'assurance
Contrats de location
Manuels de politiques et de procédures
Procès-verbaux des membres du conseil avec motions et amendementsLa documentation sur papier, uniquement sur papier, est-elle suffisante?
Pendant des années, bon nombre d’entre nous n’avaient conservé ces documents qu’en version papier. Cependant, il existe un certain nombre de risques pour ne conserver que la documentation papier. Voici cinq risques associés au fait de trop s'appuyer sur des documents papier et des processus manuels.
Burnout
Dans une enquête portant sur un secteur des services à la personne, 40% des personnes interrogées déclarent s'épuiser en raison du stress global au travail - dont une grande partie doit interagir avec les gens. Mais ce n’est que la pointe de l’iceberg! Un autre 37% des travailleurs ont cité la paperasse, ainsi que des outils inefficaces et des systèmes médiocres, comme raisons de l'épuisement professionnel. Le fardeau de la paperasse est également un facteur contributif important au cycle d'épuisement professionnel: lorsqu'un travailleur quitte, souvent d'autres au sein de l'organisation doivent assumer plus de travail, ce qui entraîne plus de stress et de tension. Le moral des employés diminue lorsqu'ils sont confrontés au fardeau supplémentaire de la paperasse, tandis que l'établissement de relations avec les gens en souffre et l'agence en souffre également.
Conformité
Le deuxième risque associé à la documentation papier uniquement est la conformité. Il est évident qu'une documentation complète, précise et facilement accessible est un élément essentiel des meilleures pratiques de conformité. Mais plus la paperasse est lourde et plus vos processus de documentation sont manuels, plus votre organisation est sujette aux inefficacités et aux erreurs humaines possibles - par exemple, fichiers incomplets, documents manquants, informations contradictoires, etc. Les inefficacités et les erreurs humaines compliqueront la tâche pour vous de faire preuve de diligence raisonnable - que vous remplissez les mandats et les exigences. De plus, pensez au temps, au travail et aux ressources nécessaires à une agence n'utilisant que du papier pour se préparer à un audit ou à un procès. Dans le cas d'un audit ou d'un procès, il y a de fortes chances que plusieurs membres du personnel doivent être démis de leurs fonctions pendant plusieurs heures à la fois, éventuellement sur une période de 2 à 3 semaines. Il s’agit d’un coût de main-d’œuvre important et d’un coût d’opportunité encore plus important: les travailleurs qui sont entraînés dans la frénésie préalable à l’audit ne servent pas les clients ou n’améliorent pas les résultats, ce qui peut avoir un impact négatif sur les opérations de l’agence.
"Données sombres" (Dark Data)
Le troisième risque concerne les données sombres, ou "dark data". Chaque élément de contenu a le potentiel de contenir des informations critiques sur des individus, mais il s'enfonce de plus en plus profondément dans le fichier à mesure que de nouvelles informations sont ajoutées, en particulier pour les agences qui utilisent encore des fichiers papier. Prenons un exemple. Selon les conversations, une école ou une garderie typique peut collecter environ 400 à 500 pages d'informations par enfant. Multipliez cela par 24 à 30 élèves. En supposant que l’un d’entre eux se situe dans le bas du spectre, cela représente 9 600 feuilles de papier dans les dossiers de leurs clients. Alors, que se passe-t-il lorsque vous avez besoin de trouver une information spécifique enfouie quelque part dans ces fichiers? Même si cette personne sait ce qu'elle recherche, elle devra tout de même trier des milliers de pages d'informations pour la trouver.
Productivité
Le temps que les responsables de programme doivent consacrer à la paperasse est frustrant et décourageant pour les travailleurs qui souhaitent passer plus de temps avec des personnes qui ont besoin de leurs services - c'est pourquoi la productivité est le quatrième risque de la documentation uniquement papier. Un leader de la jeunesse a déclaré: «Nous n'avons que de plus en plus de paperasse. C'est toujours de la documentation, de la documentation, de la documentation. C'est juste notre monde. Je ne sais pas quand nous aurons le temps de faire toute cette documentation et ensuite de passer du temps en face à face avec les jeunes. Pour les personnes qui travaillent virtuellement, le fait de se fier au papier rend l'accès aux informations beaucoup plus difficile pour les travailleurs lorsqu'ils interagissent sur le terrain avec des clients.
Préservation et sécurité
Le cinquième risque est au niveau de la préservation et de la sécurité. Avec plus de papier, il faut plus d'espace pour le stocker et le garder en sécurité. Chez Planifions pour ProtégerMC, nous disons souvent que nous serons enterrés vivants dans la paperasse car il n'y a pas de délai de prescription sur la maltraitance des enfants au Canada et souvent pas de délai de prescription sur la maltraitance des enfants aux États-Unis, selon l'État dans lequel vous vous trouvez. Nous avons visité des églises et des organisations où les plafonds sont sur le point de s'effondrer parce que les boîtes de papier stockées dans la salle des archives sont si massives et lourdes. Nous avons entendu des histoires d'horreur sur des incendies et des inondations, des problèmes de moisissure et d'autres dangers. Pouvez-vous imaginer les implications si des années et des années de documentation se retrouvaient littéralement en flammes? Ou le temps qu'il faudrait pour reconstruire des centaines, voire des milliers de fichiers clients si tout s'écroulait à travers le plafond? Dans le cas où une catastrophe se produirait entre vos murs, avoir trop de papier stocké sur place pourrait entraîner toutes sortes de problèmes. Non seulement cela, mais tous les humains sont sujets aux erreurs: il y a donc toujours un risque qu'un travailleur perde accidentellement un dossier papier, le ramène chez lui, le laisse dans sa voiture ou le laisse à la vue des autres. Stocker des informations sensibles dans le cloud aussi, plutôt que sur papier seulement, augmenterait la sécurité de vos données tout en libérant de l'espace indispensable au bureau.
Quels sont les avantages de la documentation électronique?
En plus d'éviter ces problèmes, il existe un certain nombre d'avantages à conserver la documentation par voie électronique. Voici quelques-uns des avantages:
Un accès facile
Rechercher une bibliothèque entière de fichiers par mot-clé
Meilleure collaboration entre les membres de votre équipe
Restreindre l'accès à certains documents
Gain de place
Reprise après sinistre
Préservation de la confidentialité
Garder les choses au même endroit
Maintenir l'historique des candidats et des participants
Stockez divers types de documents (y compris les fichiers de traitement de texte, les e-mails, les PDF et les feuilles de calcul)
Surveiller qui consulte les documents et quand
Suivre les modifications apportées aux documents
Récupérer les versions précédentes des documents modifiés
Contrôler et régler la suppression des documents périmés
Accéder, modifier et partager des documents via des appareils mobilesComment commencer à utiliser la documentation électronique
Commencez par élaborer une politique et une procédure de conservation, de responsabilité et de surveillance de la documentation. Les politiques et procédures devraient inclure:
- Si une action en justice est déposée contre votre organisation, vous aurez l'obligation légale de conserver les documents pertinents, dans leur forme d'origine, et de suspendre leur destruction ou leur modification dès que vous apprenez que le litige est imminent et / ou jusqu'à ce que le procès soit résolu. Bien que les documents puissent être numérisés sous forme électronique pour le moment, les copies papier ne doivent pas être détruites pendant une action en justice ou si elle est en cours.
- Tenir compte de la facilité de récupération et de recherche lors de la conception et de la mise en œuvre de protocoles de création et de stockage de documents électroniques. Mettez du temps et des efforts en amont pour concevoir des métadonnées détaillées afin d'améliorer la capacité de recherche.
- Établissez des protocoles de sécurité afin que seules les personnes autorisées puissent accéder à chaque fichier géré électroniquement. Cela comprend la création d'un environnement de stockage électronique sécurisé et fiable, y compris une sauvegarde hors site et des protocoles de destruction complets et sécurisés conformes à la politique de conservation des copies papier.
- Si la technologie ne s'auto-contrôle pas ou ne contient pas de surveillance de la conformité, envisagez un programme d'assurance de la qualité qui comprend des évaluations et des contrôles réguliers du système de tenue de dossiers électroniques.
- Conservez des copies papier de tout dossier qui ne peut être transféré clairement, précisément ou complètement à un système de tenue de dossiers électronique (c.-à-d.les documents d'exécution qui comprennent des annotations au crayon ou à l'encre légère, et les documents contenant des insignes).
- Conservez en permanence tous les documents directement liés à des cas présumés de violence (ou réels) - par exemple les formulaires de rapport de soupçon de violence, qu'ils soient corroborés ou non.
Quels sont les différents types de documentation électronique?
Une fois que vous avez identifié les documents et informations que vous devez gérer, vous devrez déterminer comment vous allez les conserver. Si vous êtes à la recherche d'un système de gestion de documents, l'une des premières questions à laquelle vous devez répondre est de savoir si vous souhaitez héberger le système dans vos locaux ou l'héberger dans le cloud. Bien que les deux options fournissent un cadre pour stocker et organiser vos documents électroniques, chacune a ses propres avantages et inconvénients.
Système de gestion de documents auto-hébergé- Tous les logiciels sont stockés au sein de votre organisation sur ses propres serveurs.
- Les systèmes auto-hébergés vous permettent de stocker autant de documents et de fichiers que votre serveur le permet.
- Le logiciel a un coût unique basé, en partie, sur le nombre d'utilisateurs. Les systèmes auto-hébergés coûtent généralement au moins plusieurs milliers de dollars. Certains systèmes facturent des frais initiaux pour le logiciel, ainsi que des frais de licence pour chaque utilisateur. De plus, certains facturent des frais d'installation.
- Des frais annuels facultatifs sont facturés pour l'assistance continue et les mises à niveau logicielles.
Avantages: le plus grand avantage d'un système de gestion de documents auto-hébergé est que vous contrôlez toujours votre système et que vous ne comptez sur personne d'autre pour le maintenir opérationnel. Vous n'êtes pas non plus dépendant d'Internet. Si votre connexion en ligne tombe en panne, vous avez toujours accès à tous vos documents.Inconvénients: L'inconvénient réside dans les coûts initiaux élevés, ainsi que dans les dépenses annuelles supplémentaires liées aux mises à jour logicielles. De plus, c'est à vous de vous assurer que vous disposez d'un système de sauvegarde adéquat, car vos fichiers ne sont pas automatiquement enregistrés dans le cloud. Un autre inconvénient possible est que tous les systèmes auto-hébergés ne fonctionnent pas avec les ordinateurs Windows et Mac. Beaucoup ne sont compatibles qu'avec l'un ou l'autre.
Système de gestion de documents hébergé dans le cloud
- Tous les logiciels sont hébergés par un fournisseur et accessibles en ligne.
- Vous pouvez vous connecter à ces systèmes depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet.
- Vous payez des frais mensuels pour chaque utilisateur. Les coûts varient de quelques dollars à près de 100 dollars par utilisateur, selon le fournisseur, le nombre de fonctionnalités que vous choisissez et la quantité de stockage que vous souhaitez.
- Le fournisseur du système, sans frais supplémentaires, gère les mises à niveau et la maintenance du logiciel.
Avantages: Les principaux avantages sont que vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour installer le logiciel et le maintenir en bon état de fonctionnement, et qu'il n'y a pas de coûts initiaux importants. Vous pouvez également accéder à ces systèmes depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès en ligne, et vous n'avez pas besoin de sauvegarder vos fichiers, car ils sont automatiquement enregistrés dans le cloud.
Inconvénients: L'inconvénient est que vous êtes à la merci de votre fournisseur pour maintenir le système opérationnel. Si votre fournisseur a un problème avec son centre de données, il pourrait vous empêcher d'accéder à vos fichiers jusqu'à ce que la situation soit résolue. De plus, si votre connexion Internet échoue, vous ne pourrez pas accéder à vos fichiers. Les solutions cloud ont également des limites de stockage.
Quelques points à noter:
Planifions pour ProtégerMC est heureux de s'associer avec des organisations qui reflètent la nome la plus ÉLEVÉE de protection que nous recommandons. Pour plus d'informations sur ces systèmes, veuillez nous contacter. Si vous êtes membre de Planifions pour ProtégerMC, consultez notre section membre de notre site Web pour connaître les champs personnalisés recommandés pour votre système de gestion de l'information et votre base de données.
Dans notre formation sur la certification des administrateurs et des leaders, nous incluons également un module complet sur la gestion de la documentation.
Merci pour votre engagement et votre dévouement à la protection du secteur vulnérable - votre attention à la gestion de la documentation démontre vraiment cet engagement. Ensemble, nous pouvons créer des environnements plus sûrs, ensemble nous pouvons faire une différence.
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